Excel oder LibreOffice als Bewerbermanagement ist ein praktisches Werkzeug, um Daten tabellarisch zu verwalten. Auch beim Einstieg ins Bewerbermanagement leistet Excel seinen Dienst als einfache, klar strukturierte Hilfe zur Verwaltung der Bewerber und Kunden. Elementare Funktionen wie Suchen, Sortieren oder auch Drucken sind durchaus vorhanden.

Wächst der Bestand an Bewerbern und Kunden jedoch, stößt man schnell an die Grenzen des Machbaren. Eine gute Gelegenheit, sich über eine spezialisierte Lösung Gedanken zu machen. Im Folgenden geben wir Ihnen einige Ideen, was in einer spezialisierten Anwendung besser sein könnte.

Oberfläche im Bewerbermanagement

Excel ist eine Tabellenkalkulation und sieht auch immer so aus. Sie haben aber einen bestimmten Arbeitsfluss, der durch die Tabellenansicht in Excel nicht widergegeben werden kann. Es sind immer nur alle Bewerber oder alle Kunden aufgelistet. Eventuell haben Sie sich noch weitere Tabellen mit noch mehr Daten angelegt, die ebenfalls stets tabellarisch dargestellt werden.

Software zum Bewerbermanagement folgt Ihrem Vorgehen bei der Personalverwaltung schon eher. Die Oberfläche zeigt genau die Elemente, die Sie gerade brauchen und führt Sie teilweise durch den Prozess der Vermittlung, damit Sie schneller zum Abschluss kommen. Es gibt Filter und Suchmasken, Übersichten und Detailansichten – immer angepasst an die Bedürfnisse einer Personalvermittlung.

Bewerber zeilenweise verwalten

Wenn Sie in Excel Daten eingeben, ist das nicht sehr kompliziert aber dafür relativ unübersichtlich, da je Bewerber stets nur eine Zeile zur Verfügung steht. Sind es viele Details, die Sie zu einem Bewerber verwalten müssen, kann die Zeile schon mal sehr lang werden und ein horizontales Scrollen ist dann unvermeidlich.

Spezialisierte Lösungen zum Bewerbermanagement bieten angepasste Eingabemasken. Die Eingabefelder sind meist sinnvoll gruppiert und strukturiert und ggf. in verschiedenen Tabs untergebracht. Trotz einer Vielzahl an Daten zum Bewerber, geht die Übersicht nicht verloren.

Komfort bei der Datenpflege

Wer sich in Excel ein wenig auskennt, der kann sich kleine „Features“ einrichten. Zum Beispiel eine Suchfunktion für Bewerber oder Eingabeformulare für die Stellenanzeigen. Das Ergebnis, also die Daten die dann aus dem Formular gespeichert werden, müssen aber immer in das Raster einer(!) Tabelle passen. Verknüpfungen oder übergreifende Querverweise auf andere Tabellen sind höchst kompliziert oder teilweise gar nicht möglich.

Bei Softwarelösungen und Cloud-Systemen werden die Daten der Bewerber zwar auch in Tabellen geschrieben, man kommt damit aber nie direkt in Berührung. Allein die Software schreibt in die Tabellen und liest auch daraus. Diese Systeme können, im Gegensatz zu Excel, weitaus komplexer programmiert werden, sodass hier auch Querverweise unter den Datentabellen existieren und für verschiedenste Funktionen genutzt werden können.

Bewerber schnell finden

Die Suchfunktion in Excel bringt Sie normalerweise schnell an die nächste Stelle der Bewerber-Tabelle, an der der Suchbegriff zu finden ist. Ein erneutes Suchen zeigt Ihnen eine weitere Fundstelle, sofern sie existiert. Aber eine Übersicht aller gefundenen Stellen gibt es nicht. Bei vielen Treffern im Dokument wird es schwer, genau die Bewerber zu finden, die am besten zum gesuchten Job passen.

In vielen Cloud-Systemen steht Ihnen genau dafür ein Filter zur Verfügung. Sie wählen im Filter bestimmte Eigenschaften, die Sie von einem Bewerber bei der Recherche erwarten oder Sie geben den Namen oder andere Texte in die Volltextsuche ein. Das Ergebnis ist eine Auswahl aller passenden Bewerber, die den aktivierten Suchkriterien entsprechen. Alle anderen Bewerber sind, zur besseren Übersicht, ausgeblendet.

Ansichtssache im Bewerbermanagement

Wenn Sie Ihre Daten in Excel betrachten, haben Sie fast keine Wahl – Sie sehen die Daten stets in tabellarischer Form als große Liste. Scrollbalken und Suchfunktion sind die Standardwerkzeuge, um die Liste zu beherrschen.

Alternative Darstellungsvarianten, zum Beispiel als Karteikarten oder als Akkordion bieten nur die spezialisierten Software- und Cloud-Lösungen. Der Phantasie des Anbieters sind hier kaum Grenzen gesetzt, um den Nutzer mit ideenreichen Darstellungsformen im Bewerbermanagement zu beeindrucken.

Datentypen und Dokumente verwalten

Wollen Sie in Excel eine Zahl eingeben, müssen Sie genau darauf achten, die richtige Taste für das Komma zu verwenden. Ein Datum müssen Sie komplett eingeben. Ein Dropdown für eine Auswahl einzurichten, ist kompliziert. Manche Dinge können Sie gar nicht in Excel abbilden. Zum Beispiel können Sie keine Dokumente, wie den Vermittlungsgutschein oder einen Lebenslauf, direkt in eine Excel-Tabelle einfügen. Diese werden separat in einem Ordner auf der Festplatte verwaltet, was aber schnell unübersichtlich werden kann.

Angepasste Bewerbermanagement-Lösungen bieten hier meist einen Upload, direkt im Formular des Bewerbers. Und genau dort werden dich hochgeladenen Dokumente auch abgelegt und wieder gefunden. Dropdowns sind ebenfalls bereits eingerichtet, wenn es Sinn macht, sie zu verwenden. Für die meisten Datentypen gibt es Prüfungen zur Plausibilität und ggf. Eingabehilfen. So auch für das Datum, bei dem Sie einen sogenannten Date-Picker öffnen, um das Datum komfortabel und ohne Eingabefehler auswählen können.

Duplikate

Ein Neueintrag in Excel ist keine große Sache. Sie gehen an das Ende der Liste und tragen die Daten in die nächste leere Zeile ein. Ob dieser Bewerber bereits im Bestand existiert, erfahren Sie nur, wenn Sie vorher, wie oben beschrieben, danach suchen. Fast unmöglich wird die Suche nach Duplikaten, wenn diese durch Zusammenführung zweier Tabellen oder durch automatisiert vorgenommene Einträge entstandenen sind. Mal abgesehen vom Zufall, werden Sie diese doppelt vorhandenen Personen wohl niemals aufspüren.

Um Duplikate in einer Cloud-Lösung zu finden, bedarf es meist nur eines Mausklicks. Dort werden Ihnen Duplikate aufgezeigt, auf Wunsch auch dann, wenn sie vielleicht sogar versehentlich unterschiedlich geschrieben wurden. Das erspart Ihnen Fehler bei der Recherche und ggf. sogar unnötige Anfragen beim Bewerber oder fehlerhafte Angebote bei Ihren Kunden.

Erweiterte Funktionen

Wenn Sie in Ihrer Excel-Tabelle fündig geworden sind und dem Bewerber per E-Mail ein Anschreiben schicken wollen, klicken Sie sicher ganz komfortabel auf dessen E-Mail-Adresse. Ihr E-Mail-Programm startet und Sie können beginnen, den Text zu verfassen. Problematisch wird es nun aber, wenn Sie die Details des Bewerbers mit im E-Mail-Text verwenden möchten. Sie müssen nun zwischen Excel und E-Mail hin und her schalten, um die Details heraus zu kopieren.

Im Bewerbermanagement in der Cloud oder als Software auf dem Rechner klicken Sie ebenfalls auf eine solche Funktion, nur startet dann nicht das E-Mail-Programm sondern Sie erstellen die E-Mail direkt in der Software. Der Vorteil ist dort, dass viele der Bewerber-Details bereit vorausgefüllt sind und Sie lediglich den variablen Text nachtragen müssen. Das spart noch einmal richtig Zeit und schont die Nerven.

Zusammenarbeit und Rechtevergabe

Als Einzelkämpfer kommt man mit seiner Excel-Tabelle ganz gut zurecht. Sobald aber eine weitere Person damit arbeiten soll, sind strenge Absprachen nötig, um die Konsistenz der Bewerber-Daten durch mehrfache Speicheroperationen nicht zu gefährden. Auch ein Arbeiten im Filialbetrieb über mehrere Standorte verteilt wird damit fast zum Ding der Unmöglichkeit.

Exakt dieser Aspekt ist die größte Stärke der Software in der Cloud. Die Daten werden an zentraler Stelle (wenn möglich in Deutschland) verschlüsselt abgelegt und beliebig viele Mitarbeiter können von jeder Filiale aus darauf zugreifen. Der Standort des Mitarbeiters spielt dabei keine Rolle. Er braucht nur einen Zugang zum Internet und einen modernen Browser.  Selbstverständlich können Sie festlegen, welcher Mitarbeiter mit welchen Rechten Zugriff auf die Bewerber-Daten bekommt.

Selbstregistrierung über die Website

Sehr viel Zeit können Sie gewinnen, wenn sich die Bewerber selbst in die Datenbank eintragen. Das geht mit Excel ganz und gar nicht. Ein Cloud-Service hingegen spielt hier wiederum seinen Vorteil aus, permanent im Internet verfügbar zu sein. Sie richten auf Ihrer normalen Firmenwebsite ein Formular ein, in dem potenzielle Bewerber ihre Daten eintragen, Lebenslauf und Foto hochladen und zutreffende Kriterien oder Talente auswählen können. Das Formular mit den Eintragungen wird an den Cloud-Service gesendet und vollautomatisch in den Bewerber-Stamm aufgenommen. Sie sehen die Neuankömmlinge sofort im System und können diese gleich weiter bearbeiten oder einfach schnell vermitteln.