E-Akte in der Personalvermittlung

E-Akte ersetzt Aktenschrank
E-Akte ersetzt Aktenschrank

Ohne die sogenannte Elektronische Akte (kurz: E-Akte) in der Personalvermittlung ist ein schnelles und gutes Matching von Bewerbern und Arbeitgebern undenkbar. Sie gewinnen einen echten zeitlichen und monetären Vorsprung.

Bewerber schneller finden

Die E-Akte wird aus Datenbanken und elektronischen Systemen gespeist. Demzufolge ist sie elektronisch durchsuchbar und archivierbar. Die Geschwindigkeit, passende Bewerber für Unternehmen zu finden ist ungleich höher als bei herkömmlichen Akten. Auch Excel-Tabellen können da nicht mithalten.

Globale Verfügbarkeit der E-Akte

Im Gegensatz zu Akten im Schrank, können Sie die E-Akte von jedem Computer aus öffnen und bearbeiten. Vorausgesetzt natürlich, Sie nutzen einen Cloud-Service mit verschlüsselter Internetverbindung. Der Mitarbeiter oder Sie selbst müssen nicht mehr zwangsweise am selben Ort arbeiten, wo Ihr Aktenschrank steht. Somit steht dem Homeoffice oder auch dem verteilten Büro nichts mehr im Wege.

Datenschutz

Bei der Verwaltung der Akten über einen Cloud-Service sind Sie systembedingt gezwungen, sich per Passwort zu authentifizieren. Damit ist ein Diebstahl Ihrer Akten ungleich schwerer als das Knacken des Aktenschranks oder das Öffnen Ihrer lokalen Excel-Datei. Deshalb verschlüsseln gute Cloud-Dienste die Daten zusätzlich auf dem Server, sodass selbst bei einem Diebstahl durch Hacker, kein Entschlüsseln der Daten möglich ist.

 

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Gesetzliche Bestimmungen zur E-Akte

Die gesetzlichen Verpflichtungen zu den Aufbewahrungsfristen von Dokumenten gelten auch für die E-Akte. Deshalb ist die Versionierung von Dokumenten unumgänglich. Durch die Änderungseinträge gilt auch eine E-Akte als revisionssicher und steht dem Revisor oder dem Wirtschaftsprüfer jederzeit zur Einsicht zur Verfügung.

Datenverlust

Zu aller erst sorgt der Betreiber des Cloud-Dienstes selbst für regelmäßige Datensicherungen. Dadurch können Sie sich auf die Datensicherheit verlassen. Durch einen Brand oder andere Naturkatastrophen kann kein Schaden an Ihren E-Akten entstehen. Im Gegensatz dazu riskieren Sie besonders beim Bewerbermanagement mit Excel oder ähnlichen lokal installierten Lösungen den schnellen Verlust Ihrer Daten.

Kosten

Beim herkömmlichen Aktenordner entstehen reale Kosten nur durch die Anschaffung des Ordners und des Aktenschranks. Der Großteil der effektiven Kosten läuft jedoch auf durch die Zeit der Suche und den Aufwand des Kopierens und Verteilens an Drittempfänger. Hingegen beschränken sich die realen Kosten bei einer eAkte auf die Nutzung des Cloud-Dienstes. Suchen, Kopieren, Versenden und Archivieren sind in einem Bruchteil der Zeit erledigt.

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