E-Akte in der Personalvermittlung

E-Akte ersetzt Aktenschrank
E-Akte ersetzt Aktenschrank

Ohne die sogenannte Elektronische Akte bei der Personalvermittlung ist ein schnelles und zielgenaues Matching von Bewerbern und Arbeitgebern undenkbar. Sie verschaffen sich durch die Nutzung der E-Akte einen echten zeitlichen und monetären Vorsprung.

Bewerber schneller finden

Die E-Akte wird aus Datenbanken und elektronischen Dokumentmanagementsystemen gespeist und ist demzufolge elektronisch durchsuchbar und archivierbar. Die Geschwindigkeit, passende Bewerber für Unternehmen zu finden ist ungleich höher als bei herkömmlichen Akten oder auch Excel-Tabellen.

Globale Verfügbarkeit der E-Akte

Im Gegensatz zu Akten im Schrank, ist die E-Akte von jedem Computer aus zu öffnen. Vorausgesetzt natürlich, Sie nutzen einen Cloud-Service mit verschlüsselter Internetverbindung. Der Mitarbeiter oder Sie selbst müssen nicht mehr zwangsweise am selben Ort arbeiten, wo Ihr Aktenschrank steht. Dem Homeoffice oder dem verteilten Büro steht nichts mehr im Wege.

Datenschutz

Bei der Verwaltung der Akten bei einem Cloud-Service sind Sie systembedingt gezwungen, sich per Passwort zu authentifizieren. Ein Diebstahl von Akten ist hier ungleich schwerer als das Knacken des Aktenschranks oder das Öffnen Ihrer lokalen Excel-Datei. Gute Cloud-Dienste verschlüsseln die Daten zusätzlich auf dem Server sodass selbst bei einem Diebstahl durch Hacker, kein Entschlüsseln der Daten möglich ist.

 

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Gesetzliche Bestimmungen zur E-Akte

Die gesetzlichen Verpflichtungen zu Aufbewahrungsfristen von Dokumenten gelten auch für die E-Akte. Durch Versionierung von Dokumenten und Änderungseinträge ist auch eine E-Akte revisionssicher und steht dem Revisor oder Wirtschaftsprüfer jederzeit zur Einsicht zur Verfügung.

Datenverlust

Der Betreiber des Cloud-Dienstes sorgt selbst für regelmäßige Datensicherungen. Sie selbst können sich darauf verlassen, dass durch Brand oder andere Naturkatastrophen kein Schaden an Ihren E-Akten entsteht. Selbst beim Bewerbermanagement mit Excel oder ähnlichen lokal installierten Lösungen riskieren Sie den Verlust Ihrer Daten.

Kosten

Beim herkömmlichen Aktenordner entstehen reale Kosten vorerst nur durch die Anschaffung des Ordners und des Aktenschranks. Der Großteil der effektiven Kosten läuft jedoch auf durch die Zeit der Suche und den Aufwand des Kopierens und Verteilens an Drittempfänger. Hingegen beschränken sich die realen Kosten bei einer eAkte auf die Nutzung des Cloud-Dienstes. Suchen, Kopieren, Versenden und Archivieren sind in einem Bruchteil der Zeit erledigt.

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